Boletim de Servišo Eletr˘nico em 17/08/2020

Timbre

 

Portaria 318

 

Dispõe sobre a recriação e o funcionamento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Fundação Escola Nacional de Administração Pública (Enap), em atendimento ao disposto nos Decretos n° 9.759, de 11 de abril de 2019, e n° 10.148, de 2 de dezembro de 2019, e dá outras providências.

 

O PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (Enap), no uso das atribuições que lhe confere o Estatuto aprovado pelo Decreto n° 10.369, de 22 de maio de 2020, tendo em vista o disposto no Decreto n° 9.759, de 11 de abril de 2019; na Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991; no Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002; no Decreto n° 10.148, de 2 de dezembro de 2019; e considerando o constante dos autos do processo n° 04600.001647/2020-01, resolve:
 

Art. 1°  Recriar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da Fundação Escola Nacional de Administração Pública - Enap e definir suas competências, composição, designação, atribuições e regras de funcionamento.

 

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

 

Art. 2°  A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos tem por finalidade orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da Enap para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da Administração Pública Federal.

 

CAPÍTULO II

DAS COMPETÊNCIAS

 

Art. 3°  À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos compete:

I - elaborar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, encaminhando-os à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela Enap, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.

 

CAPÍTULO III

DA COMPOSIÇÃO

 

Art. 4°  A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será composta pelos seguintes membros:

I - servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá; e

II - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação.

§  1°  Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§  2°  A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos servidores a que se refere o inciso II do caput.

§ 3°  O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar para participar das reuniões, sem direito a voto, outros servidores com conhecimento da matéria em pauta ou representantes de outros órgãos públicos ou privados ou, ainda, especialistas no tema em discussão.

 

CAPÍTULO IV

DA NOMEAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO

 

Art. 5°  As indicações dos representantes para compor a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos devem ser realizadas pelas autoridades competentes das unidades definidas no art. 4°, inciso II.

 

Art. 6°  Os membros da  Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão designados por ato do dirigente máximo da Diretoria de Gestão Interna, publicado no Boletim de Pessoal e Atos Administrativos da Enap.

 

Art. 7°  A unidade deverá indicar, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, um novo membro, titular ou suplente, nos seguintes casos:

I - pedido de desligamento solicitado pelo membro;

II - exoneração, demissão ou aposentadoria;

III - exercício provisório ou remoção para outro órgão público ou entidade;

IV - ausência, justificada ou não, superior a três reuniões ordinárias; e

V - outras situações que impeçam o membro de continuar representando a unidade que o indicou.

 

CAPÍTULO V

DAS ATRIBUIÇÕES

 

Seção I

Do Presidente 

 

Art. 8°  Ao Presidente da  Comissão Permanente de Avaliação de Documentos caberá dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão e, especialmente:

I - convocar os membros para as reuniões ordinárias e extraordinárias;

II -  coordenar as reuniões e as ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

III - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;

IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros;

V - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;

VI - mediar discussões, dando preferência ao consenso entre os membros presentes, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações;

VII - convidar colaboradores eventuais para participar das reuniões;

VIII - propor ações de capacitação necessárias aos membros para o desenvolvimento dos trabalhos;

IX - designar membros para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos; 

X - manter interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; e 

XI - analisar a viabilidade das proposições de alteração desta Portaria e submetê-la aos demais membros.

 

Seção II

Do Secretário Executivo

 

Art. 9°  Ao Secretário Executivo da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos compete:

I - elaborar as atas das reuniões e colher as assinaturas dos membros, após aprovação das deliberações;

II - elaborar e expedir correspondências;

III - expedir a convocação das reuniões, por determinação do Presidente;

IV - organizar e manter atualizados os arquivos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

V - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;

VI - divulgar as atividades e as ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos nos meios de comunicação internos;

VII - receber as listagens de eliminação encaminhadas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e providenciar o seu encaminhamento interno; e

VIII - exercer outras atividades solicitadas pelo Presidente.

 

Seção III

Dos Representantes das Unidades

 

Art. 10.  Aos Representantes das Unidades compete:           

I - manter a representatividade de sua unidade nas reuniões ordinárias e extraordinárias, seja pelo titular ou suplente;

II - colaborar para o cumprimento das atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, nos termos do art. 3°;

III - dar conhecimento sobre as ações e diretrizes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos à unidade administrativa que representa;

IV - levar à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos as sugestões e reivindicações da unidade administrativa que representa;

V - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos, quando solicitados pelo Presidente; e

VI - participar de Grupos Técnicos de Trabalho, quando indicados.

 

 

CAPÍTULO VI

DO FUNCIONAMENTO

 

Seção I

Das Reuniões

 

Art. 11. As reuniões ordinárias da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ocorrerão trimestralmente para tratar de assuntos relacionados às competências definidas no art. 3° e deverão ser realizadas com a presença da maioria absoluta de seus membros.

§ 1°  As reuniões ordinárias serão convocadas pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, por meio de correspondência eletrônica ou por ofício, conforme o caso, com no mínimo 10 (dez) dias corridos de antecedência.

§ 2°  As reuniões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente ou por um terço dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, com no mínimo 2 (dois) dias úteis de antecedência, quando se tratar de tema urgente.

 

Art. 12. As deliberações da reunião deverão ser aprovadas pela maioria simples dos membros presentes, ressalvada a competência do Presidente prevista no inciso VI do art. 8°.

Parágrafo único. Os resultados das deliberações de que trata o caput deverão ser registrados em ata.

 

Art. 13.  A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no momento da convocação.

§ 1°  A inclusão de tema na pauta no dia da reunião fica condicionada à aprovação pelos membros presentes e da disponibilidade de tempo para discussão e deliberação.

§ 2°  Não sendo possível a inclusão do tema solicitado, este deverá constar prioritariamente na pauta da reunião subsequente.

 

Art. 14.  É imprescindível a presença em reunião do membro representante da unidade administrativa, cuja documentação a ser avaliada seja objeto de deliberação.

Parágrafo único. Na inobservância dos termos do caput, a documentação a ser avaliada será retirada da pauta da reunião e deverá ser reapresentada em reunião subsequente.

 

 

Seção II

Da Eliminação

 

Art. 15.  A eliminação de documentos está condicionada ao cumprimento dos procedimentos estabelecidos na legislação em vigor.

 

Art. 16.  A revisão e a análise da Listagem de Eliminação de Documentos deverá ser realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, responsável pela aprovação, em reunião, e posterior encaminhamento ao titular do órgão ou entidade para autorização, visando à eliminação.

Parágrafo único. É vedada a eliminação de documentos da Enap sem a avaliação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

 

Art. 17.  A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá publicar Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União com o objetivo de dar publicidade ao ato de eliminação, ficando estabelecido o prazo de 30 dias, a contar da publicação, para manifestação de interesse na documentação.

§ 1°  A manifestação de interesse de que trata o caput deve ser dirigida ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos por meio de carta ou ofício.

§ 2°  A eliminação de documentos será efetuada de forma que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

 

Art. 18.  Caberá a unidade administrativa apresentar à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos listagem descritiva dos documentos que possuem Número Único de Protocolo (NUP) original para posterior registro da eliminação no Sistema de Controle de Documentos e Processos (CPROD) e no Sistema de Comunicação e Protocolo (COMPROT).

 

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 19.  A participação dos membros na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos não implica remuneração adicional, sendo considerado serviço público relevante.

 

Art. 20.  Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e, se necessário, submetidos à análise da Procuradoria Federal.

 

Art. 21.  Esta Portaria entra em vigor após uma semana da data de sua publicação.

 

 

DIOGO G. R. COSTA

 

 

 

 

 


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Documento assinado eletronicamente por Diogo Godinho Ramos Costa, Presidente, em 14/08/2020, às 10:28, conforme horário oficial de Brasília e Resolução nº 9, de 04 de agosto de 2015.


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Referência: Processo nº 04600.001647/2020-01

SEI nº 0434711